مشروع التخرج: مُعِين لأتمتة التدريب التعاوني
بدأنا مشروع تخرجنا “مُعِين” بهدف طموح: أتمتة عمليات التدريب التعاوني للجامعات، الطلاب، والجهات التدريبية. أول خطوة كانت التركيز على الجامعات، وتحديداً أتمتة إنشاء خطابات التدريب.
المشكلة
عملية إنشاء خطابات الموافقة على التدريب كانت:
- ⏱️ تستغرق 15 دقيقة لكل خطاب
- 📝 تتطلب نسخ ولصق يدوي للبيانات
- ❌ عُرضة للأخطاء البشرية
- 🔄 متكررة ومملة للموظفين
مع وجود مئات الطلاب، هذا يعني ساعات من العمل اليدوي!
الحل: مُعِين
صممنا حل أتمتة كامل باستخدام Microsoft Power Platform، يتكون من ثلاث مكونات رئيسية:
1. Microsoft Forms - جمع البيانات
أنشأنا نموذج إلكتروني يجمع كل المعلومات المطلوبة من الطالب وبيانات التدريب.
2. Microsoft Lists - تخزين منظم
جميع الإدخالات من النموذج تُحفظ تلقائياً في Microsoft Lists، مما يوفر عرض منظم لجميع الطلبات مع إمكانية البحث والفلترة وتتبع الحالات.
3. Power Automate - السحر يحدث هنا!
هذا هو قلب النظام. تدفق العمل يشمل: استرجاع البيانات، إنشاء الخطاب من القالب، تحويل إلى PDF، إرسال البريد الإلكتروني، وتحديث الحالة.
النتائج المذهلة
بعد التطبيق، معالجنا أكثر من 100 خطاب موافقة رسمي، كل خطاب يُنشأ في:
- ⚡ 20 ثانية بدلاً من 15 دقيقة
- ✅ دقة 100% (لا أخطاء بشرية)
- 🤖 أتمتة كاملة (لا تدخل يدوي)
- 📧 إرسال تلقائي للطالب والجهة
التوفير الزمني
مع 100 خطاب:
- قبل: 100 × 15 دقيقة = 1,500 دقيقة (25 ساعة!)
- بعد: 100 × 20 ثانية = 2,000 ثانية (33 دقيقة)
- التوفير: 24 ساعة و 27 دقيقة من العمل!
الخلاصة
مشروع “مُعِين” بدأ كمشروع تخرج، لكنه تحول إلى حل عملي يوفر ساعات من العمل ويحسن تجربة الجميع. النجاح الأولي في أتمتة الخطابات فتح الباب لأتمتة عمليات أكثر تعقيداً.
الرسالة: لا تقلل من قيمة الأتمتة. حتى المهام الصغيرة المتكررة، عندما تُؤتمت، تصنع فرق كبير!
